De boekhouding is een onderdeel van de administratie van de eigen praktijk. Het goed bijhouden van de boekhouding geeft inzicht in de financiële bedrijfsvoering. Alle bewijsstukken die te maken hebben met de inkomsten en uitgaven van de eigen praktijk breng je onder in een systeem. Steeds vaker wordt de boekhouding met behulp van een computer bijgehouden. er zijn eenvoudige boekhoudprogramma's op de markt die gebruikersvriendelijk zijn en voldoen voor een klein bedrijf. Ook kan je zelf een eenvoudig kasboek maken in Excel. In het boek 'Tips & Trucs 3, alles over geldzaken via de computer', een uitgave uit 2005 van de Consumentenbond, staat met duidelijke voorbeelden uitgelegd hoe je zelf een kasboek in Excel kunt maken. Dit boek is alleen nog tweedehands te verkrijgen.
Om de zakelijke administratie makkelijk gescheiden te houden van je privé-administratie is het van belang om zo snel mogelijke een zakelijke rekening te openen, waarop je bijvoorbeeld alvast je startkapitaal kunt storten.

NB: De belastingdienst stelt de eis om de financiële administratie zeven jaar te bewaren.

Ondersteuning van een accountant

Je kunt de verwerking van de financiële administratie zelf doen of uitbesteden aan een accountant. Wanneer je zelf de boekhouding wilt gaan doen, kan dit tegenwoordig heel eenvoudig via een boekhoudpakket op Internet. Voordeel is, dat zowel jijzelf als de accountant  bij het pakket kan, wat veel heen en weer gereis bespaart. Neem zelf een aansluiting op een boekhoudpakket, waardoor je altijd toegan hebt tot je administratie. Dit voorkomt dat je afhankelijk wordt van je accountant en zijn systeem.
Een accountant/ belastingadviseur kan je helpen bij het maken van de balans, jaarrekening en het doen van de belastingaangifte. Het kost veel tijd om een goede en betrouwbare accountant te vinden, maar hiermee geef je veel werk (en zorgen) uit handen. Zoek via de NOvAA een betrouwbare accountant in jouw regio.
Een boekhouder of accountant kost je ongeveer € 2.000 (excl. btw) per jaar.

Het Ordnersysteem

Voor wie het niet ziet zitten om zelf een Internet boekhouding te doen, is het ordnersysteem een uitkomst. Het is een eenvoudige manier om de boekhouding bij te houden en aan een accountants- of administratiekantoor ter verwerking aan te bieden.
Voor een kleine administratie heb je het volgende nodig:

  • 4 ordners: 1 kas/bank/giro; 2 debiteuren/verkoopboek; 3 crediteuren/inkoopboek; 4 correspondentie 
  • 3  alfabetindelingen voor de ordners
  • Indien nodig: doorschrijfboek met btw kolommen.

Meer informatie over de werking van Het Ordnersysteem en de cursus op de landelijke Startersdag van de Kamer van Koophandel is te vinden op www.ericleenderts.nl
Brochure downloaden: "Het Ordnersysteem, een eenvoudige manier van boekhouden", 1988 (laatst herzien in 2009) 

Factuur of rekening

Een factuur wordt gebruikt om een verleende dienst te incasseren. Ontvangen en uitgeschreven facturen moeten doorlopend en opeenvolgend genummerd zijn.

TIP!
Begin bij het uitgeven van factuurnummers bijvoorbeeld bij 10100 (jaartal plus 100). Dan lijkt het net of je al veel facturen hebt verstuurd, terwijl je eigenlijk net met je eigen praktijk bent gestart.

Gegevens op de factuur:

  • Naam en adres van de praktijk en van de cliënt
  • Datum
  • Factuurnummer
  • Bank/gironummer
  • Btw identificatienummer
  • Inschrijfnummer KvK
  • AGB-code
  • BSN cliënt
  • Omschrijving van geleverde dienst en datum sessies
  • Prijzen excl. btw (indien van toepassing uitgesplitst naar btw tarief)
  • Btw bedragen (indien van toepassing uitgesplitst naar btw tarief)
  • Beroepsvereniging en lidnummer
  • Termijn waarbinnen de betaling moet geschieden